采购
采购信息
采购指引矩阵
的 采购指南 通常每年更新的矩阵提供了程序、美元门槛、 并根据国家规定对各类采购方式进行适当的授权级别 以及当地法律. 所有公开投标均可在网上访问 购买网站.
采购订单:签订合同
采购订单是具有法律约束力的合同. 任何与未经授权的外部方签订合同的雇员 为此，卖方可能要对卖方产生的费用承担责任. 根据… 董事会的政策 6330 和 6340在美国，董事会是唯一可以合法签订合同的实体 商品或服务，除非董事会授权.
采购请购单
为了满足采购需求，请求部门提交批准的采购 请购单 查伯特商务服务办公室. 所有夏宝的采购必须运送到 查伯特校园地址. 申请表中必须包含以下信息 命令学院工作人员处理您的请求和地区工作人员处理 实际采购订单:
购买“东西”
- 供应商信息
- 物品的描述和数量
- 估计成本，附上报价
- 要求的交付日期(请不要在提交的所有内容上都写ASAP或RUSH)
- 授权签名
- 与技术有关的产品或软件需要获得国家质检总局的批准 电脑支援经理.
- 您的区域经理兼副总裁
- 预算 帐号码串 (FOAP)
- 附上显示可用资金的屏幕截图
- 在申请单提交审批之前，各部门必须确保足够 资金可用于支付所要求的购买. 这意味着有充足的预算 在基金-组织-账户-计划(FOAP)级别. 如果没有足够的预算，则 部门必须准备一个预算转移，并允许它在提交之前进行处理 申请批准的申请书.
购买“专业服务”:见 服务合同
请注意: 如果您没有申请编号. 在表单的右上角，一次 学院工作人员将您的申请单输入Banner，将为您生成一个. 一次 该号码已生成，包含该号码的表格副本将被生成 通过电子邮件发送给表单上列出的请求者.
区域采购部选择采购方式，即.g.,购买 订单vs地区p卡，并通知供应商采购.
- 货物、材料、家具和设备:
- 卖方将货物送到仓库或按照采购部门的指示交付. 仓库专业人员核实装箱单上所列货物是否相符 采购订单. 收货单据由仓库专业人员在Banner中记录. 应付帐款查看收货单据并在收货时授权付款 发票. 这个过程被称为三向匹配，它提供了内部的声音 控制和职责分离.
- 对商品/服务:
- 供应商提供商品/服务. 在发送货物和/或完成后 服务时，供应商向部门发送发票. 部门批准付款 在发票上写上“OK to payment”，列出采购订单号，并附上发票 区域经理签名，然后转交给地区应付账款.
部门收到的物品vs校园仓库
如果货物直接送到系而不经过校园 仓库，你必须正式证明“收到”货物. 查找装箱单 包括在出货，并确保您已收到所列的一切. 如果一切 是否收到，在装箱单上注明“收到”，并签字注明日期，然后发送 通过办公室间邮件直接送到校园仓库.
会计年度末收讫: 在财政年度结束时，确认收货是特别重要的 及时. 如果货物在6月30日或之前交付，则记录为 该财政年度的开支. 如果货物在6月30日之后发货，将被记录 作为下一个财政年度的费用.
办公仓库订购帐户
登入您的帐户:
参观 Office Depot网站. 在登录页面，输入您的用户名/密码.
请注意:对于恢复和/或更改密码的帮助，请联系 安吉拉·卡斯特罗.
下订单:
- 将商品添加到您的购物车中.
- 点击Checkout.
- 在Checkout屏幕上，确保您的运输信息正确. 它应该 显示申请帐户时提供的原始信息.
- 在“FUNDORG”下的框中输入您的 基金组织 你的预算 帐号码串，包括破折号(fund-org-acct-program).
- 在"ACTPRGM“输入你的 Acct-Program 你的预算 帐号码串，包括破折号(fund-org-)acct-program).
- 注释框是可选的. 你可以用它来区分多个 订单或提醒您订单应该交给您部门内的谁.
- 点击下订单
一旦您的订单已提交，您应该收到一封电子邮件确认您的订单 已经提交审批了吗. 不久之后，审批者将收到一封电子邮件 说明他们有命令要批准. 一旦批准者批准了订单，它就会被执行 然后发送给业务服务部门进行最终审批. 当时，秩序和 审查可用资金. 如果由于任何原因订单未被批准，买方 和批准人将直接联系跟进.
返回:返回一个项目:
直接联系办公仓库安排取货. 他们会记入你的账户 并且可以代表您重新订购损坏的物品.
如何订购受限制物品:
如上文所述，准备一份采购申请单并提交审批。 包括"限制办公用品".
跟进Office Depot在您账户上的费用;
直接联系CLPC的CD应付账款. 您可以查找员工联系信息的基础上 在供应商名称上 CLPC的CD链接.
如何为员工申请Office Depot帐户:
所有Office Depot帐户请求应由管理员和/或管理员发送
助理.
请将您的要求电邮至 acastellanos@volamdolong.com 并包括订单批准的路由，请参见下面的示例. 行政副总裁
服务部将审核您的请求. 如果获得批准，您的请求将被处理，并且您
将收到一封“欢迎来到Office Depot”的电子邮件，其中包含如何登录的说明
新账户.
请注意:第二级审批人应始终是主管或管理员/经理
具有预算访问和审批能力. 第三层审批者应该一直是
名字是安吉拉·卡斯特利亚诺斯.
例子:
买家 (下单的人)
乔纳森·阿切尔
jarcher@volamdolong.com
510-723-6600 200房间
审批人(管理员)
雷金纳德巴克莱
rbarclay@volamdolong.com
510-723-6600 200房间